El desorden: el puente invisible hacia el fraude empresarial

En una empresa, generalmente, el desorden no se manifiesta con escritorios alborotados ni en archivos desordenados. Su expresión más destructiva habita en el silencio operativo: cuando nadie sabe a ciencia cierta quién autorizó un desembolso, dónde reposa el soporte de una transacción, quién custodia los activos o por qué un descuido contable jamás fue investigado.

Por : Carmen Cecilia Orejarena

Es en esa grieta donde la desidia operativa deja de ser un descuido y se convierte en un riesgo financiero latente.

Una factura pagada sin verificación previa, una conciliación bancaria archivada con meses de retraso, un inventario sin conteo físico o la concentración de funciones incompatibles en una sola persona no son meras fallas administrativas aisladas. Cuando la negligencia se normaliza, la empresa pierde la capacidad de prevenir irregularidades y de detectar oportunamente las que ya están sucediendo.

El desorden no prueba por sí mismo la existencia de un delito, pero constituye el escenario ideal para ejecutarlo y encubrirlo.

Las cifras globales respaldan esta advertencia con contundencia. El informe Occupational Fraud 2024 de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE) analiza 1.921 casos en 138 países con pérdidas acumuladas que superan los 3.100 millones de dólares; estima que las empresas pierden en promedio un 5 % de sus ingresos anuales a causa de desfalcos internos. La falta de controles adecuados estuvo presente como factor facilitador en el 32 % de los casos, mientras que la anulación deliberada de los controles existentes representó otro 19 %. Es decir, más de la mitad de las irregularidades ocurrieron porque el sistema era caótico o permeable.

El informe revela además que el esquema de fraude promedio tarda 12 meses antes de ser detectado, generando una pérdida mediana de 145.000 dólares por caso. No hablamos únicamente del empleado infractor que sustrae efectivo o mercancías; el riesgo sistémico se dispara cuando una misma persona tiene el poder de crear proveedores, registrar facturas, autorizar pagos y conciliar cuentas sin una supervisión independiente.

Si un colaborador puede ejecutar una operación, alterar sus registros y auditar su propio trabajo, ¿qué barrera real le queda a la empresa para detectar una arbitrariedad?

El problema se profundiza cuando la alta gerencia confunde ingenuamente confianza con control. Años de relación, cercanía personal o la falsa percepción de indispensabilidad de un empleado jamás reemplazan la verificación sistemática. Los mecanismos de control interno no son una declaración implícita de desconfianza; son blindajes institucionales que protegen la sostenibilidad de la compañía, a sus accionistas y a sus propios trabajadores.

Tampoco basta con acumular reglamentos en el papel. Un manual de procesos que nadie consulta, una firma de autorización convertida en trámite automático o un informe de auditoría cuyos hallazgos no generan sanciones son la definición misma de control ilusorio. La misma ACFE identificó que la falta de revisión administrativa adecuada explicó el 18 % de los desfalcos estudiados.

Desde la contabilidad, cada descuadre exige investigación; desde la administración, las responsabilidades deben ser inequívocas; desde el control interno, cada proceso crítico requiere comprobación independiente y evidencia trazable.

La pregunta urgente que cada directivo debe hacerse hoy no es solo si está perdiendo dinero, sino si cuenta con la información contable y operativa para saber dónde se originan las fugas, quién responde por ellas y qué salvaguardas impiden su repetición. Esperar al hallazgo de un faltante para ordenar la casa es llegar demasiado tarde. Cuando el caos se vuelve paisaje, la oportunidad de detectar un fraude se desvanece junto con el patrimonio de la empresa.

Educadora Empresarial.