¿Es obligatorio pedir factura electrónica al comprar? Estos son los casos en Colombia

Al realizar una compra en un establecimiento comercial o pagar por un servicio, es habitual que el vendedor pregunte si el cliente desea recibir factura electrónica. Sin embargo, este documento no depende únicamente de la decisión del comprador: la obligación de expedirlo está determinada por las normas tributarias colombianas y por las características de cada actividad económica.

La factura electrónica de venta reemplaza la tradicional factura en papel y tiene la misma validez legal, siempre que cumpla con los requisitos establecidos. Su generación, validación, expedición, recepción y conservación se realizan por medios electrónicos, lo que facilita el seguimiento de las operaciones comerciales y el cumplimiento de las obligaciones ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

¿Quiénes están obligados a expedir factura electrónica?

De acuerdo con la normativa tributaria, deben expedir factura de venta o el documento equivalente correspondiente quienes tengan la obligación legal de hacerlo. Entre los principales obligados se encuentran:

• Las personas jurídicas.
• Los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA).
• Los responsables del impuesto nacional al consumo.
• Las personas naturales que superen los límites de ingresos establecidos por la ley o cumplan otras condiciones previstas en el Estatuto Tributario.
• Los contribuyentes inscritos en el Régimen Simple de Tributación.
• Comerciantes, importadores y otros prestadores de servicios o vendedores de bienes sujetos a la obligación de facturar.

También pueden estar obligadas las personas que ejerzan profesiones liberales o desarrollen actividades agrícolas y ganaderas, según las condiciones tributarias aplicables.

Por eso, que un vendedor pregunte si el cliente desea factura no significa necesariamente que pueda omitirla cuando está obligado a expedirla. La obligación debe determinarse de acuerdo con las reglas vigentes para cada contribuyente y operación.

¿Quiénes están exceptuados de facturar electrónicamente?

La legislación contempla excepciones para determinadas personas y actividades. Entre ellas figuran algunos asalariados y pensionados que no realizan operaciones comerciales sujetas a facturación, así como ciertas personas naturales no responsables del IVA ni del impuesto al consumo.

También existen tratamientos específicos para algunas operaciones de entidades financieras, cooperativas y fondos de empleados, así como para el transporte público urbano o metropolitano de pasajeros. Las condiciones de cada excepción dependen de la actividad y del tipo de operación.

Igualmente, algunas personas naturales que venden exclusivamente bienes excluidos del IVA o prestan servicios no gravados pueden estar exceptuadas si cumplen los límites y requisitos establecidos. Las juntas de acción comunal también cuentan con una excepción bajo determinadas condiciones.

Estas exclusiones no deben interpretarse como una autorización general para dejar de facturar cualquier operación. La situación tributaria del vendedor y las características de la transacción son determinantes.

¿Qué beneficios tiene solicitar factura electrónica?

Además de servir como soporte de una compra o de la prestación de un servicio, la factura electrónica permite disponer de información verificable sobre las transacciones y facilita determinados trámites tributarios.

Uno de sus posibles beneficios es la deducción en el impuesto sobre la renta para personas naturales que cumplan los requisitos legales. Según el artículo 7 de la Ley 2277 de 2022, puede aplicarse una deducción del 1 % del valor de determinadas adquisiciones de bienes y servicios soportadas con factura electrónica de venta validada previamente, con un límite de 240 UVT por año gravable y sujeto a las demás condiciones legales.

En consecuencia, pedir factura puede ser útil para conservar el soporte de los gastos y acceder a beneficios tributarios cuando corresponda. No obstante, la deducción no se aplica automáticamente a todas las compras ni a todos los contribuyentes.

La recomendación para los consumidores es solicitar el documento cuando corresponda y verificar que los datos de la compra sean correctos. Para los vendedores, es fundamental revisar las disposiciones de la DIAN y determinar si están obligados a facturar electrónicamente o si cumplen alguna excepción prevista en la normativa.